9 tips för effektivare möten

Möten behövs, men hur vi genomför dem gör hela skillnaden. Både för dig som deltar och de du har möten med.

1. Svara på varför
Svara på två varför: Varför ska jag vara med på mötet? Och varför är vi kallade till det? Den som bjuder in ska veta syftet med mötet. Handlar mötet om att informera, brainstorma eller fatta beslut.

2. Avsätt rätt tid
Jag hör ofta "Jag avsätter en timme. 30 minuter känns för kort." Våga bryta normen. Sätt 45 minuter. Eller 20 minuter ifall det är så lång tid mötet behöver vara. Våga sätt en udda tid, det kommer att uppskattas. Tänk dig reaktionen om du sätter 37 minuter.

3. Ha en tidsatt agenda
Vilket innehåll har mötet? Sätt en tidsram för varje punkt. Prioritera och börja med den absolut viktigaste frågan. Den första punkten får alltid mest energi och fokus. 

4. Kom förberedd
Låt deltagarna få tid att förbereda sig innan mötet. Skicka ut de frågor ni ska diskutera i förhand. Boka in tid för din egen förberedelse.

5. Gör en parkeringsruta
Rita upp en parkeringsruta på blädderblocket eller på whiteboarden. Här kan ni skriva upp viktiga saker som kommer upp, men som inte hör till mötet. Då kan deltagarna släppa det och arbeta effektivt med mötet för dagen. Om man sedan vill kan parkeringsrutans innehåll tas upp under en diskussionspunkt på slutet.

6. Bestäm roller och ansvar
Här kan ni alternera. En mötesledare, en tidstagare och någon som för anteckningar. Variationen gör att hjärnan håller sig mer alert. Alla har också ansvaret att hjälpa rollerna att nå sina mål. 

7. Spelregler med konsekvenser
Ha gemensamma spelregler under era möten vad gäller sms:a, läsa mejl, svara i telefon., komma föresent etc. Se till att det får konsekvenser om reglerna bryts. 

8. Ta ordentliga pauser
Ha som regel att aldrig hålla på längre än en timme utan paus. Vi orkar inte vara uppmärksamma hur länge som helst. 

9. Avsluta med feedback och frivillig diskussionspunkt
Be om feedback i slutet av mötet. Kontrollera att alla har förstått vad som har bestämts. Avsluta mötet med en frivillig diksussionspunkt där ni kan ta upp övriga frågor. De som är intresserade kan då stanna kvar och e övriga kan gå.